REGLEMENT INTERIEUR de l’association SETE ESCAPADE
Adopté par l’assemblée générale du 24 juin 2024
Ce règlement intérieur est destiné à compléter et à expliciter les statuts de l’association.
Art 1 : Conditions d’adhésion
Le conseil d’administration est souverain quant à l’inscription des nouveaux membres et statue à la majorité des membres présents. Il peut refuser toute adhésion ou tout renouvellement annuel d’adhésion sans avoir à le justifier. Avant toute adhésion, la personne prend connaissance des statuts et du règlement intérieur et s’engage à les respecter. L’adhérent pratiquera son activité dans le respect des animateurs bénévoles et des autres membres. L’animateur a la responsabilité de l’activité et de la sécurité, à ce titre, il est le seul habilité à donner toutes les consignes qui s’imposent. Il peut refuser tout participant dont il juge la tenue ou les capacités physiques inadaptées.
Les personnes désirant adhérer doivent remplir un dossier d’adhésion via le site web de l’association et fournir un certificat médical d’absence de contre-indications à la pratique (CACI) de moins de 6 mois pour une première adhésion. Pour un renouvellement annuel de la licence, le pratiquant doit attester pendant 3 ans avoir pris connaissance du questionnaire de santé fourni par la FFRandonnée et avoir répondu « non » à toutes les questions. Après cette période de 3 ans, l’adhérent est invité à présenter un nouveau certificat médical.
Pour les compétitions ou événements sportifs assimilés comme tels par la FFRandonnée : un CACI (avec la mention « y compris en compétition ») daté de moins de 6 mois est obligatoire tous les trois ans lors du renouvellement de la licence (saisons sportives). Entre ces CACI, les compétiteurs doivent remplir le questionnaire de santé fédéral et attester avoir répondu « non » à toutes les questions.
L’adhésion sera définitive après paiement de la cotisation. Aucun remboursement ne pourra être demandé.
Avant toute adhésion, la personne pourra assister à une ou deux séances sous réserve d’une décharge de responsabilité du club.
Le coût de l’adhésion comprend la licence à la FFR et la part revenant au club dont le montant est fixé chaque année lors de l’assemblée générale. Des tarifs particuliers pourront être mis en place occasionnellement pour des adhésions en cours d’année.
Tout adhérent est libre d’adhérer à un autre club (affilié à la FFR) après avoir souscrit sa licence à Sète Escapade.
L’adhésion est valable du 1er septembre au 30 juin de l’année suivante pour la marche nordique et la randonnée et jusqu’au 15 juillet pour le longe côte en fonction de la disponibilité des animateurs.
Art 2 : Démission- Exclusion- Décès
La démission d’un membre du CA ou d’un animateur bénévole doit être adressée au président par lettre électronique ou lettre RAR, elle n’a pas à être motivée.
Un adhérent peut être radié pour non- paiement de la cotisation, il en est avisé et après un délai de 10 jours sans réponse, la radiation est prononcée par le CA. Le CA peut également décider de le radier pour motif grave, le vote se fait à bulletin secret à la majorité des membres présents.
Sont considérés comme motif grave notamment : *une condamnation pénale pour crime ou délit.
*un comportement irrespectueux ou dangereux lors de la pratique d’une activité ainsi que le non-respect des règles de pratique.
* tout comportement ou toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement aux activités de l’association ou à sa réputation.
Le membre concerné est convoqué par le président par courrier recommandé qui précise les date, lieu et horaire de l’entrevue ainsi que les faits reprochés. Une fois la décision prise par le CA, l’adhérent est avisé par LRAR dans un délai de 8 jours, celle-ci est applicable dès réception du courrier. Dans ce cas de figure, l’intéressé doit pouvoir présenter sa défense devant le CA avant toute décision d’exclusion et être accompagné de la personne de son choix.
En cas de décès, les héritiers ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
Dans tous les cas évoqués, la cotisation est définitivement acquise à l’association.
Art 3 : Assemblée générale- modalités appliquées au vote
La convocation est adressée aux adhérents par le secrétaire (par courrier électronique ou courrier simple). L’ordre du jour doit comporter obligatoirement l’approbation du bilan comptable, le compte de résultat ainsi que le rapport d’activité de l’année écoulée et la prévision budgétaire de l’année à venir.
L’assemblée générale intervient au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice qui est fixée au 31 mai. Tout membre peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour, cette demande doit intervenir 8 jours au moins avant la date de l’assemblée générale pour y obtenir une réponse.
Les adhérents présents votent à main levée sauf pour l’élection des membres du CA qui se fait à bulletin secret.
Tout membre qui ne peut pas assister personnellement à une assemblée générale, peut donner procuration (dans la limite de 5) à un autre adhérent ou à un membre du CA. Les décisions de l’assemblée générale s’imposent à tous les adhérents (présents ou représentés).
Art 4 : Fonctionnement du CA et du bureau - Commissions de travail.
Le président est élu par les membres du CA, les différents candidats à ce poste se présentent et expliquent les raisons qui les amènent à briguer cette responsabilité. Les membres du CA procèdent à l’élection à bulletin secret.
Le CA est convoqué par le président ou à la demande du quart de ses membres. L’ordre du jour est préparé par le président et transmis aux différents membres avant la réunion. Tout membre peut également demander qu’une question soit portée à l’ordre du jour.
Le président est responsable de l’association et dirige l’administration, il est chargé d’exécuter les décisions du CA et du bureau.
Le secrétaire tient la correspondance de l’association, les PV des réunions et tous les écrits concernant le fonctionnement de l’association et l’information des adhérents. IL est chargé de déclarer les modifications de statuts et les changements du CA auprès de la préfecture..
Le trésorier est dépositaire des fonds de l’association et tient la comptabilité (paiement, encaissement..) Il présente le rapport financier de l’association lors de l’AG, et doit aussi y présenter un budget prévisionnel pour l’année suivante.
Tout membre du conseil d’administration a une tâche précise définie en concertation lors de la première réunion qui suit son élection et participe aux commissions de travail en tant que de besoin. Le CA peut déléguer tel ou tel pouvoir pour une durée déterminée à un ou plusieurs de ses membres (commission, organisation d’un évènement, représentation de l’association…) Chaque commission rend compte au CA lors de chaque réunion de l’avancée de ses travaux.
Une charte du candidat au conseil d’administration informe le futur membre de l’engagement moral qui lui est demandé (jointe au présent règlement).
Tout membre du CA peut proposer un projet, en faire une présentation et demander sa validation. Aucune initiative ne peut être prise auprès des adhérents sans discussion et validation préalables du CA.
Le bureau doit se réunir à la demande d’un seul de ses membres (président/président adjoint, secrétaire/secrétaire adjoint, trésorier/trésorier adjoint). La demande est faite auprès du président et des autres membres du bureau en précisant le motif. Le CA en sera informé lors de la réunion la plus proche.
Des réunions peuvent se dérouler en distanciel par visioconférence lorsque l’ordre du jour est bref ou urgent.
Art 5 : Remboursement des frais de déplacement
Les animateurs et les membres du CA sont amenés à engager des frais sur leurs propres deniers pour le compte de l’association. Cependant ceci ne doit se traduire ni par un appauvrissement financier ni par un enrichissement.
Les frais de déplacement correspondent aux frais réels et justifiés, engagés par le bénévole ayant utilisé son véhicule pour les besoins de l’activité. Il existe 2 possibilités soit en faire don à l’association et bénéficier d’une réduction d’impôt selon le barème des frais kilométriques fixé par l’administration fiscale (si l’intervenant est imposable) soit se faire rembourser des frais engagés selon le barème défini par le Conseil d’administration (si l’intervenant est non imposable).
Art. 6 : Droit à l’image
Sauf avis contraire notifié par courriel au président, le club pourra utiliser à des fins d’information non commerciales des images, des photos ou des vidéos des adhérents, prises lors des activités sportives ou conviviales.
Art 7 : Modification du règlement intérieur
Le présent règlement pourra être modifié par le conseil d’administration et approuvé par l’assemblée générale ordinaire à la majorité des membres présents et représentés.
Le Président La Secrétaire
Alain BONNAT Catherine STABILE
